El tiempo es una magnitud física con la que se mide la separación entre eventos o acontecimientos. Permite ordenar los sucesos en secuencias. La unidad de medida del tiempo en el sistema internacional es el segundo.
Importancia de la administración del tiempo
No olvidemos que el tiempo es un recurso, por ello hay que administrarlo al igual que haríamos con cualquier otro recurso. Administrando bien el tiempo demostramos que sabemos y podemos realizar tareas que a priori parecían difíciles o imposibles, contribuyendo a la consecución de objetivos.
Ejemplos de buena administración del tiempo
– Hacer más tareas en el mismo tiempo
– Completar en plazo las tareas
– Dejar de hacer tareas improductivas
Cómo administrar bien el tiempo
En primer lugar debemos analizar el uso que hacemos del recurso del tiempo. Observe cómo utiliza su tiempo, escriba un diario o bitácora en la que indique actividades, hora de comienzo, hora de finalización y tiempo dedicado a cada tarea. Identifique aquellas tareas menos prioritarias y aquellas que le roban su tiempo y son prescindibles.
En segundo lugar márquese unos objetivos claros, concretos y realizables. Determine qué quiere lograr diaria o semanalmente.
Desglose cada objetivo en tareas, y a cada tarea asígnele una duración estimada. Tenga en cuenta un % de imprevistos.
Identifique aquellas actividades prioritarias y aquellas menos prioritarias o que le roban su preciado tiempo. Evite las tareas menos prioritarias, tales como asumir responsabilidades o compromisos de otras personas, o dedicar demasiado tiempo a atender llamadas o responder correos. Recuerde que la multitarea es una forma de desperdiciar el tiempo pues no avanzamos a la misma velocidad que si nos dedicásemos a una única tarea cada vez.
Con estos datos realice una planificación diaria o semanal de las tareas o actividades a realizar y cúmplala. Revise periódicamente si el tiempo usado en la realidad se corresponde con el planificado y si no es así, esfuércese en cumplir el plan. A esto se le llama retroalimentación.
Herramientas para administrar el tiempo
Analógicas
– Lista de Tareas. Realiza una lista de tareas programadas y cúmplela.
– GTD. Crea pequeñas listas de tareas y almacénalas en secciones específicas de tiempo. Almacena y coloca las tareas siguiendo un orden prioritario. Luego organízalas en secciones distintas. Retroalimenta el método con frecuencia y si es necesario reubica o actualiza las tareas de la lista.
– Diagrama de Gantt. Distribuye gráficamente el tiempo en cada una de las tareas. Se puede realizar en Excel, a mano o en cualquier otro software. Permite visualizar fácilmente las tareas críticas, es decir, aquellas tareas que si se retrasan se retrasa la entrega del trabajo final, a la vez que permite distribuir fácilmente los recursos entre el resto de tareas para obtener una carga de trabajo uniforme.
Digitales
– Harvest. Aplicación para dispositivos móviles. Permite realizar un seguimiento del tiempo y dinero invertido en proyectos, clientes, tareas, etc.
– Basecamp. Programa orientado a gestionar grupos de personas de forma colaborativa.
– Rescue Time. Mide el rendimiento de la persona. Se instala en el dispositivo y te dice el tiempo que has empleado en cada programa o aplicación del dispositivo.
